保定天鹅化纤集团实现财务、业务信息一体化
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| 2003-02-14 |
保定天鹅化纤集团计算机网络项目自２０００年９月开始筹划，２００１年５月实施，历经硬件系统集成、应用软件系统定义（规范业务流程）、数据准备、系统培训、运行调整、系统切换等运行过程，第一期财务、业务信息一体化工作全部完成，并于去年１月１５日投入正式运行。
企业信息化组织与选型过程
２０００年１２月２４日，由厂纪检和９名技术评委，依据评标标准，对计算机网络项目的招标工作进行了技术评标。经过答辩、技术论证，认为金蝶公司投标方案能够保护已有信息化投资，技术上较为切实可行，对软硬件平台的要求上易于为用户接受，企业投资可适当节省，且该公司在企业信息化管理领域具有成功经验，以举手表决的形式全体通过了金蝶公司的标书。
硬件系统集成。根据管理咨询顾问的意见，直接选定通过国家信息产业部评测的１６家Ａ级资质系统集成商之一作为合作伙伴，按照应用软件运行环境要求，经过网络中心技术谈判，于２００１年５月开始实施，通过网络中心服务器机房建设，办公楼、科技楼、业务楼综合布线，库房、分厂光纤连接，服务器、网络设备、工作站安装调试，２００１年８月上旬全部完成并投入正式运行。
确定应用软件。保定天鹅股份公司Ｋ／３系统分步实施的关键在于对各系统实施进度的控制，实施前，项目组制定了详细的实施计划进度表。制定了关键节点、各个节点的负责人、出现意外的补救措施、出现重大意外的第二方案等。在实施时确定了以财务为中心，以业务为重心，以核算管理为核心的方针。
项目目标明确之后，如何制定切实可行的项目计划、分配工作、调配资源、控制和协调项目过程的节奏和方式、保持实施小组的凝聚力，将直接影响项目实施的成败。公司在项目实施管理中重点加强４个方面的工作。第一，强调知识共享。第二，项目组每周一召开项目进度协调会，对工作进行总结并制定下周的工作任务，小组间进行定期和不定期的沟通、协调，使实施中的问题得到及时发现和解决。第三，工作过程中做好详细记录，为以后工作中遇到问题，分析原因，同时也为新的关键用户培训提供了完善的教材。第四，严格质量保证程序，对每一阶段、每一步要达到的效果及相关文件，要求事先明确规定，每一步工作完成后，其成果和相关文件必须通过有关领导审核后，方可结案进入下一步实施。
实施计划的制订与执行
依据Ｋ／３按模块、分阶段的标准实施方法，公司制定了科学、合理并相对详尽的总体实施计划。为了保证实施的成功，确保项目的可控性，集团公司结合实际分层次安排了五轮培训，包括：针对中高层的ＭＲＰⅡ理论知识培训；实施小组业务骨干培训；针对系统管理员的管理员培训；针对实际操作人员操作员级的培训；针对操作要点、高级处理内容对业务骨干和实际操作人员进行二次培训，使之能够在基本操作的基础上进行高级处理并对日常错误进行更正。参加培训人员达１５００多人次，培养了一支高素质的信息化管理与实施队伍。培训工作完成之后，开始进入实施计划阶段：首先，进行静态资料的整理。此阶段是软件实施中的一个重点，同时也是一个难点和关键点。信息管理，最关键的就是数据的准确。如果整理出来的数据不准确，再好的软件也无法发挥作用。在工作过程中，实施小组成员和金蝶Ｋ／３系统实施人员紧密合作，制定出（包括原材料，机配件，固定资产，产成品，供应商与客户）一系列相关的编码规则、操作制度和交叉审核制度，从根本上杜绝了不准确数据的产生。其次，做好系统安装及基础信息的录入。对数据的录入，由于业务量较大，采取了属于各个部门数据的资料（库存数量金额，总帐数据等）由各个部门录入，属于基础资料部分由专职录入人员录入，这样互补提高了录入的速度和准确度，也使各个部门的初始化得以顺利的进行。
信息化运行后项目绩效
经过１０个月的运行验证，财务业务信息一体化建设达到了预期效果。
建立了以财务为中心，存货核算为核心的统一财务管理模式。材料会计由业务划归财务，采购计划、业务（采购、销售）、仓管、财务核算人员按照业务发生顺序依次录入业务单据，关联生成相关票据，相互交叉审核，细化分工，责任到人；产成品、半成品、原材料、机配件出入库实现明细化管理，生产领料、工程领料分别由财务核算明细科目，费用分配实现一一对应，部门之间实现信息共享，充分发挥财务核算与监管作用，实现成本管理科学化、存货核算、工程决算明细化。采购销售工作效率、工作质量进一步得到提高。
业务流程规范，基础管理加强。通过财务业务一体化信息处理与共享，统一了采购、销售、核算、财务业务流程，原材料、机配件、产成品、客户、供应商统一编码形成基础数据，业务发生直接进入明晰核算项目。在管理手段、管理制度上规范运行，由上至下统一遵守，决策层、财务、纪检及时查阅、追踪采购销售业务，提高了管理效率。
加快了对市场反映速度。全部产成品库存信息做到及时查询，方便了管理，满足了客户；产成品通过电子秤自动实时录入，简化了环节；销售业务人员直接在销售系统配货，取代发运人员手工查库配货，简化手续，节省时间，提高了客户满意度；同时，所有客户信息，销售信息全部进入系统，使得客户追踪服务、产品流向分析、市场预测变为可行，加快了市场反映速度，提高了市场竞争力。
决策层提供科学的决策依据。完善了以业务为重点，以财务核算、分析为基础，以企划控制、考核为手段的公司管理体系。及时了解第一时间的生产、销售、库存、财务信息，使得财务利用网络数据及时准确的进行成本、存货核算、财务、销售、产品流向、应收应付账款和资金占用分析，为企划部门进行生产经营过程控制提供有力基础，为决策层领导提供有效的决策支持依据。
建立有效的控制与制约机制。信息系统是一个经营运作透明化的系统，企业的每一笔业务，不进入系统就无法实现，而一旦进入系统就会被财务、企划、纪检部门跟踪，全方位监控采购、销售业务，规范了采购、销售行为；另外每笔业务根据程序形成的数据，在财务部门生成相关凭证是同步的，数量、单价、金额、发票更改数据要留下记录，对于完善内控制度提供了可靠的基础。
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